Sansan Builders Blog

Sansanのものづくりを支えるメンバーの技術やデザイン、プロダクトマネジメントの情報を発信

変化に対応できる 運用体制づくりに向けた取り組み

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はじめに

初めまして。UXリサーチャーの下島です。

私はリサーチセンターの組織準備段階時、現メンバーに声をかけてもらったことを機に、リサーチセンターにジョインしました。
主な業務としてはアンケート・インタビュー調査の実施及び分析ですが、並行してリサーチを円滑に進めるための運用面の改善も担当しています。

様々な場面でお伝えしている通り、リサーチセンターは2021年6月より正式稼働を開始したばかりの新しい組織のため、より効率的にリサーチを進めることができるよう、日々運用の改善に向き合っています。


今回は、私が担当している運用面の取り組みについて、少しお話をしたいと思います。

リサーチャーチームがぶつかった運用の課題

UXリサーチャーブログVol.1でも記載の通り、弊社ではプロダクト単位でUnitを形成し、各UnitにPMMやUXデザイナー、PdMなどが存在していますが、UXリサーチセンターだけはプロダクト横断的な組織構造となっています。
そのため、現在リサーチセンターに所属している7名のリサーチャーは、様々なプロダクトの案件を担当することになります。

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調査をするためには、プロダクトへの理解を深めることが求められることに加え、プロダクトごとにおける、ユーザーの方とのコミュニケーションの取り方の違いや、調査実施するためのルールも理解することが必要になります。

また、ユーザー体験を第一に優先しより良くするため、各リサーチャーが案件を進める場面でプロダクト側と相談し、進め方に変更が起きることも多々あります。

そのような案件を進める上での運用変更の情報が、案件数やメンバーが増えるにつれ、徐々にリサーチャー内で共有が行き届いていない、あるいは一部属人化してしまい、「その変更は知らなかった...」「どうやってやるの?」 等の状態になってしまうことが増えてきました。

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そのため、

・情報共有の漏れがない、得たナレッジを常に共有できる状態を作る。
・困った時に頼れるマニュアル・手順書の作成、アップデート。

上記を行うことで、最新の状態を維持できる運用を目指しました。

取り組んできたこと

〜新陳代謝ができる組織体質を目指した体制作り〜

案件数やメンバーが増えるにつれ、リサーチャー同士の横の連携が難しくなっていることを課題として感じていたので、週1回30分で情報共有ができるミーティングを設定しました。

このミーティングは、運用を改善するための情報を集めることを目的として始めました。
各リサーチャーが案件を担当する中で、変更になった点や業務を進める上で起きた問題や困ったことなどを共有し、場合によっては改善案を考え実行していきます。

ミーティングの進め方は、その週に起きた出来事や感じた違和感などを各自がミーティング前までに起票し、当日詳細を説明を行います。

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思いついたら、すぐに書けるような場所にしたかったため、書くことが負担にならない最低限の項目のタイトル(内容)・起票者・種別のみ埋めてもらっています。


この取り組みを始めてから、現在までの3ヶ月間で、約60個の情報が共有され、具体的な改善施策のきっかけになりました。それだけでなく、新しく出てきた案のトライアル運用を実施し、実際の運用に組み込みを行うことで、リサーチを円滑に進めるための体制が徐々に整ってきました。

また、短い時間でもこのようなミーティングを行うことで、しばらく放置していたマニュアルが、いつの間にか内容が古くなっていたことにも気付きやすくなり、随時変更をできるようになった点も大きなメリットでした。

勿論、目的としていた、運用を整え体制を構築することは重要でしたが、個人的にはこのような場を設けるだけでも意味があるなと感じました。決められたルールをただ守るものとして捉えるのではなく、1人1人のリサーチャーが考え向き合う時間を全体で作ることで、様々なバックグラウンドを持ち合わせたメンバー視点を取りいれることができ、チームにとっていい変化だなと感じました。


今後取り組みたいこと

今後も運用面のアップデートをし続けることは必要ですが、現時点でナレッジを共有し改善していける仕組みは大枠整ってきました。より効率的にリサーチが進められるように、今までアナログで行っていた作業などの自動化を検討しながら徐々に進めたいと考えています。

とは言え、全ての作業を自動化するということは難しいので、できる部分からの取り組みを予定しています。
(Sansanでは他社のUXリサーチャーとの交流も積極的に行っていますので、もしもこんな取り組みをしているよ!などあればこちらに連絡をいただけると嬉しいです!)

実際に検討し、導入した後のお話もこのブログにてお話ができればと思います。

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

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