技術本部 Sansan Engineering Unit Data Hub グループの光川です。
先日、技術本部総会という技術本部に所属するメンバーが一同に集まるイベントの2回目が開催されました。その中のコンテンツとしてOST（オープンスペーステクノロジー）を実施しました。前回に引き続きOSTの運営に携わったので、レポートを書きます。
ちなみに前回(2023年6月)実施した、OST1回目の記事はこちらです。*1
buildersbox.corp-sansan.com
新しくやってみたこと
2回目ということもあり、前回実施に少し手を加えて実施しました。
- テーマを事前に起票するスタイルにした
- OSTの運営サポートを事前募集した
- 机を小さくした
テーマを事前に起票するスタイルにした
前回実施時はOSTの場で話すテーマをその場で起票してもらいました。今回は社内Slackで事前に起票を呼びかけました。事前にどのくらいのテーマ数が集まるかを知りたかったのと、当日の時間短縮（起票を待つ時間を減らす）が狙いでした。
テーマの事前募集はMiroで行いました。初参加の方でも雰囲気を掴めるようにと、前回実施時に起票されたOSTテーマも添えておきました。
当日にテーマを出したくなる人もいるかもしれないと思い、2卓だけ当日テーマ起票用の机を用意することにしました。
OSTの運営サポートを事前募集した
主催メンバーとは別に、当日のお手伝い要員として運営サポートを募集しました。
1人当たり1-2卓くらい見られるように5-6人を募集しました。前回実施時に率先して付箋を書くことが効果的だという手ごたえがあったため、事前に運営サポートの方々にこの知見を共有して、率先して付箋を書き始めたり、付箋を書くことを促す人になってもらうことにしました。
机を小さくした
会場の机は丸い机（結婚式の披露宴のような机）なのですが、机が大きすぎて遠くの人に声が届かなくて話しづらいというフィードバックがあったため、一回り小さい6人掛けの机にしてもらいました。（前回のは10人掛けだった）
上記の改善を行い、当日に挑みました。
やってみた結果
議論の参加人数が平均的に多かった
前回は2-20名？くらいの机があり、机によっては少人数で集まっている所がありましたが、今回各テーブルそこそこ人が集まっていた印象です（体感的には各テーブル6名以上）。机の大きさと集まる人数には相関関係がなかったようで安心しました。
当日起票枠が埋まった
当日起票の枠を2卓×3セッション分の6枠を用意していました。テーマ起票の時間はとらずに始めましたが、いつのまにか誰かが起票をしてくれていて、ほとんどの枠が埋まっていました。
セッションスケジュールが見やすくなった
事前起票をしていたため、ホワイトボードはデザイナーさんの手によりとても読みやすい状態にしていただきました。また物理的なホワイトボードだけでなく、Slackでもテーマの共有をしました。
議事メモ率100%
事前の狙い通り、全てのテーブルの議事メモが取られている状態になっていました。運営サポートメンバーが手伝ってくれたおかげです。
起票者不在でも活発な議論ができた
テーマを出していたが、当日体調不良等で欠席した人もいました。運営サポートメンバーを中心に「起票者不在だけど議論してみよう。」と呼びかけることで議論を始めることができました。起票者の意図通りの議論ができたかは不明ですが、そのテーマに参加したかったメンバーが集まって話ができていました。
まとめ
今回、テーマを事前起票制にしたことで当日の熱量が下がってしまわないか？ということを気にしていましたが、特にそんなことはありませんでした。OSTの場を楽しむ人が楽しめる状態を作れていて良かったです。
また運営サポートの方々のおかげで、前回と比べて楽に運営をすることができました。
前回に引き続き大盛況だったので、きっと3回目もやるんじゃないかな？と思っています。3回目は誰かに主催を任せて、いち参加者としてOSTを楽しめたら良いなと思っています。
*1:蛇足ですが、社外の方から前回のOSTブログが参考になったという声を頂けてとても嬉しかったです。続編を書くための励みになりました。
