社内交流のために大規模OSTをやりました

技術本部 Data Hub Engineering Unitの光川です。
先日、「技術本部総会」という技術本部に所属するメンバーが一同に集まる場でOST（オープンスペーステクノロジー）を実施しました。
本記事は、そのOSTの運営レポートです。

背景

弊社のエンジニアは336人。
そのうち210人はコロナ禍で入社した人たちです。*1
弊社ではリモートワーク率が高まったり、オフラインで集まるイベントが激減したため
チームや部門を超えた横の繋がりがなかなか作れずにいました。

そんな背景で、社内交流のためのイベントをオフラインで開催することになったと聞きました。

OSTをやることになったきっかけ

自分は今年1月に開催されたRSGT2023 *2 に参加しました。
そこで初めてオフライン大規模OSTを体験しましたが、OSTの仕組みのおかげで知らない人だらけのイベントでたくさんの方々と交流ができました。

RSGTの楽しい経験が忘れられず、いつか社内のエンジニア達ともOSTで熱量高くディスカッションをしてみたいと思っていました。
そんな折に前述の社内交流イベントを企画中だということを聞き、「社内でOSTやりたい」と呟いていたら運営のメンバーに声をかけられ、実現に至りました。

OSTとは

OSTとはオープンスペーステクノロジーの略で、用意されたアジェンダはなく、
参加者が主体となって対話を進める手法です。

参加者自身が検討したいと思っているアイデア、解決したい課題などを持ち寄り、自分達で話すテーマを決めます。
テーマは複数提案され、テーマごとのセッションが並行で開催されます。

RSGTで使われていた下記のスライドを参考にして、理解を深めました。
www.docswell.com

本来は「行動への起点づくり」のための仕組みなのですが、今回は「交流」をメイン目的として少し自己流にアレンジしました。

OST当日

OSTのための机を15卓確保し、各机にはイーゼルパット、付箋、サインペンを用意しました。
参加者全員に向けてOSTの進め方について説明したあとに、参加者自身に話したいテーマを挙げてもらいました。集まったテーマをホワイトボードに貼りました。

業務に関係ないテーマもOKと呼びかけていたので、ゲームや趣味の話もたくさんありました。下記は、実際に挙がったテーマです。

みなさんのサービスのデザインシステムっぽいもの教えて！
スクラム開発ちゃんとやる方法
ゼルダと生活の両立
R&Dはこの先のどう生き残るのか
福岡♡おいしいお店とか！楽しい場所とか！！
良い勉強会とは？
Street Fighter 6でダイヤ帯に行くには
マネージャーやりながらコードはかけるのか？

気づいたこと

当日運営をしてみて、途中参加する人のために付箋のメモを残すことは、想定以上に効果的でした。

いくつかの机の議論に参加して率先して付箋を書くようにしましたが、付箋を見て興味を持った人がそのまま議論に参加する動きを何度も見かけました。

意図的に議論を白熱させるコツかもしれないと思い、その後も積極的に付箋を書くことにしました。

付箋は議論が終わったあとに社内Slackにupしてもらいました。
どんな議論があったのか見返すことができたので、その後のコミュニケーションに繋がったというフィードバックをもらいました。

難しかったこと

200名を超える参加者がいたため、当日どうなるのかは誰にも予想ができませんでした。
事前に運営協力者の20名ほどでオンラインでプレOSTをしました。その際はセッション枠を8枠用意していましたが、セッション枠が足りずにその場で10枠まで枠を増やしました。
プレOSTの手ごたえから当日はセッション枠が45枠すべて埋まる想定をしていましたが、当日に起票されたテーマは30個でした。
急遽、OSTに使う机を15卓⇒10卓に変更し、減らした机は雑談用として開放しました。

起票されたテーマ数は予想を下回っていましたが、OSTの場としては活発な議論が行えていたので良かったです。ですが、次回はもっとたくさんの人が参加しやすいようにテーマを出しやすいよう工夫したいなと思いました。