こんにちは。CTO室の鈴木由香です。
Sansan Advent Calendar 2019 14日目の記事を書かせていただきます。
わたしが普段やっていることのひとつに '勉強会の開催' があります。
本記事では、実体験をもとに勉強会開催時のTipsをお届けしようと思います。
勉強会の主催をはじめてやってみる、他の人はどんな方法をとっているのか知りたい、といった方に届けば幸いです。
ただ、あくまで私見となりますので、参考程度にお読みください。
直近で行った勉強会
まずは、今年の夏以降に行った勉強会を簡単にご紹介します。
これらの勉強会は、どれも数十人規模で、他社から登壇者を迎える形であり、懇親会の時間をしっかりとっています。
なんとなくふんふんとざっくり見てみてください。
「これからの開発チームのあり方を考える」
開催日：8月2日
会場：Sansan Innovation Lab (京都)
登壇企業：オムロン株式会社 / 株式会社リブセンス / Sansan株式会社
概要：フェーズの異なる3社の事例を踏まえ、エンジニアリング組織のあり方について知見を共有する会
「After iOSDC japan 2019」
開催日：9月24日
会場：株式会社ZOZOテクノロジーズ
登壇企業：株式会社ZOZOテクノロジーズ / JapanTaxi株式会社 / Sansan株式会社
概要：iOSDC japan 2019 を振り返る会
「Sansan×エムスリー/ CTO・VPoE がエンジニアのキャリアを語る」
開催日：10月4日
会場：Sansan本社 Garden
登壇企業：エムスリー株式会社 / Sansan株式会社
概要：キャリアに前向きなエンジニアに、両社の技術トップからのメッセージを伝える会
「エンジニアのための多様な「リモートワーク」の形を3社の事例から考える」
開催日：10月10日
会場：Engineer Cafe (福岡)
登壇企業：GMOペパボ社株式会社 / ヌーラボ株式会社 / Sansan株式会社
概要：各社がそれぞれの目的をのため、さまざまな方法で行っている「リモートワーク」を紹介し、知見を共有する会
「6社の開発現場ツール大公開Night」
開催日：11月8日
会場：さくらインターネット株式会社 本社 (大阪)
登壇企業：さくらインターネット株式会社 / 株式会社はてな / 株式会社マネーフォワード / サイボウズ株式会社 / クックビズ株式会社 / Sansan株式会社
概要：普段はあまり知ることのできない他社のツール選びや独自の使い方についてのぞき見しちゃえるLT大会
ここからは、このような50名程度のエンジニア向け勉強会(懇親会あり)を行う時にわたしがやっていることをお伝えしていきます。
勉強会を企画する
イベントを開催する側にも参加する側にもそれぞれ目的があり、それをマッチングさせるイベントを作ることが企画者のお仕事だといえます。
個人的には、このお仕事で一番大切なのは '情熱' だと思っています。*1
「この人(チーム/会社)がやっていることを広く伝えたい！」「こんなにいいってことを知って欲しい」というような明るい欲求がすべてを推し進めていく気がするのです。それさえあれば、あとはその欲求を象ることで企画が完成します。*2
「欲求を象れば企画ができる」だけでは実務に落としにくいので、最低限おさえておくべきものをあげたいと思います。
- 目的・テーマを決める(勉強会を行いたい欲求とほぼイコール)
- いつやるかの時期を決める
- 誰とやりたいかを決める
その後、企画を展開し協力を求めます。
- 必要に応じ企画書を作る
- ご一緒したい企業や人にお声がけをする
ここまでくれば、あとはToDoを実行していくだけです。
ToDo と Tips
やりたい勉強会ができることになったら、以下の項目をどんどん進めていきましょう！*3
開催前
- 会場をおさえる
- キャパと交通の便がいいか確認する
- 懇親会の開催(飲食)が可能か確認する
- ゴミの処理などルールを確認する
- 備品を確認する(持ち込みの必要なものがあるかも)
- 必要に応じ登壇者控え室が使えるか確認する
- イベントLPを作る
- 懇親会の飲食物を注文をする
- 一般的なケータリング内容であれば、開催1週間ほど前に注文する(参加予定人数を把握)
- 食事は参加者の5割くらいの分量*6
- 飲み物と食事はそれぞれの専門店で注文する(別々に注文した方がお得なことが多いです)
- 受取時間は余裕のある設定にする(渋滞などで遅れることも多いです)
- ハッシュタグを決める
- SNSで使いやすいように、短めかつ被らないものにする
- スライドを作成する
- 注意事項、トイレの場所、Wi-Fi、ハッシュタグなどを知らせる(少し遠くても見れるように大きめのフォントがおすすめです)
- 登壇者との調整
- イベントの様子がSNSに流れてもOKか確認する
- 資料は公開してもいいか確認する
- 懇親会に参加可能か確認する
- 受付方法を決める*7
- 名刺や受講票をもらうのかなど、目的に合わせ方法を決める
- 参加人数に合わせ少し余裕をもった人数配置をする
- アンケート作成
- イベントの満足度や各コンテンツについての質問を設ける(登壇者にフィードバックすると喜ばれたりします)
- 個人情報を含む場合は、取り扱いポリシーを作成し明記する
- QRコードを作っておくのもおすすめ
- レイアウトを決める
- 勉強会中と懇親会のレイアウトを決めておく
そのほか、遠方での開催の場合は1ヶ月前を目安に出張手配をすると安心です。
開催当日
- サイン
- 会場の前や会場への導線にサインを用意する
- 機器チェック
- マイクチェック(1本予備があると安心)
- 登壇者のPCの接続チェック
- レイアウト
- 人が移動しやすいよう、広めの道をところどころ用意する
- PC持参の方が多いので、スクール形式がおすすめ*8
- 懇親会の時に荷物が邪魔になることが多いので、荷物置き場があれば便利
- レイアウトを変えるときに参加者に協力をお願いしてもOK
- 受付設置
- 名刺や受講票をもらう場合は、他の人に見えたりなくしたりしないようBOXなどを用意する
- 備品配置
- 配布物は、全員に配りたければ机の上、希望者のみでよければ入り口などに並べる*9
- ケータリング置き場を用意する
- 懇親会にスムーズに入れるような場所を選ぶ
- 明るさの調整をする
- 部屋全体が明るすぎるとスライドが見えづらいことがあるので、やや暗めがおすすめ
- BGM
- 開場から開演まではうっすらBGMを流すのがおすすめ(気まずさが薄まります)
- 事前に用意したスライドも投影する
- 誘導
- 参加者に前の席から座ってもらうよう促す(あとから来る方も座りやすくなります)
- 登壇者ケア
- 控え室 or 登壇者席を用意する
- お水を用意する(話しやすい環境づくり)
- 必要に応じて30分程度の事前打ち合わせをする
- 連携できれば、登壇のタイミングで事前にwebにあげておいた資料を公開する
- ゴミ
- あらかじめゴミの種類別にゴミ袋を用意しておく(入り口付近にも用意しておくと、途中で帰る人が迷いません)
- 閉会アナウンス
- 盛り上がりに水を差すのは心苦しいですが、時間になったら終了のアナウンスをする(誰かがやらないといけない役目)
- 会場の使用時間内で終わらせる
開催後
- アンケート
- 結果を共有する
- まとめ記事をつくる
- 勉強会の内容がわかる人に書いてもらう
- 公開OKな資料であればURLなどを記事に入れ込む
- なるべく早めに出す
- 公開したらSNSに投稿する
- 振り返りを行う
- 大きいイベントの時にはできるだけMTGをもつ
- できない時は、登壇者の感想やアンケート、SNSの反応を確認する
さいごに
つらつらと書いてきましたが、漏れていることもあるかもしれません。*10また、上記であげたものに関してもうまくやれなかったなと自分自身反省している勉強会もあります。足りない部分を補い、許し、共に成功に導いてくれた社内外のみなさまに感謝するばかりです。
今後も、東京はもちろん、大阪や福岡でも定期的に勉強会を開催していきたいと思っていますので、もし「うちも勉強会やりたいけどリソースがない」「1社だと定期開催のネタに困る」などとお困りの方がいれば、お気軽に @suzumeukaまでご連絡ください。一緒にたのしい企画を実現させましょう！
*1:あんまり熱いこと言いたくないのですが…
*2:情熱がなくても充分すてきなイベントを作ることはできると思いますが、あったほうが自分がたのしい！
*3:同じチームのメンバーなどに手配を依頼しているものもあります。協力体制のあることに感謝！
*4:登壇者に相談することが多いです
*5:社内クリエイターに依頼しています
*6:イベントの種類にもよりますが、メインは交流なのでしっかり食事される方は少ないです
*7:人数の多いイベントではとくに大事！
*8:レイアウトはこちらをご参考にどうぞwww.kaigishitu.com
*9:ビジネス系勉強会では綺麗に並べることが多いですが、エンジニア向け勉強会では揃えすぎない方がとりやすいと言われたことがあり、それ以来ラフに置くようにしています
*10:気付いたら追記しますね！
