こんにちは。Sansan事業部プロダクト開発部の宮崎です。
Sansanに入社して今月でちょうど4年目になります。
入社当初は部門直属のアシスタントという立場でしたが、約1年半程前に「組織デザイングループ」が発足してからは定型的なアシスタント業務の傍らでエンジニアメンバーとともに部門運営や改善に向き合っています。
最近は毎朝写経を書くことを日課にしています。1日少しずつ筆ペンでさらっと書くだけで本格的なものではありませんが、ちょっとしたプチ瞑想になり仕事の集中力を高めたり脳を活性化することに役立っているような気がします。
さて、【組織の道も一歩から】としてメンバーが連載を始めて今回で4回目となりますが、今回は12月に組織デザイングループで実施した合宿の様子と、合宿の中で決まったグループの「カタチ」についてお話したいと思います。
日々それぞれが課題を見つけて得意分野を活かしながら活動を続けていますが、改めて立ち止まって振り返り皆で会話することで今後何に重点をおき、どんなところに意識を向けて活動していくべきなのかが明確になり、とても有意義な場になったと感じましたので、読んで下さっている皆さんにとっても何か少しでもヒントになれば幸いです。
合宿の流れ
合宿を実施したのは12月中旬。下記の2部構成での実施でした。
前半：上期それぞれがやったことを振り返る
後半：組織デザイングループの「カタチ」を考える
前半の上期の振り返りは、自分自身とグループメンバーが何を頑張ったのかを見直し、今後の活動への目標決めや反省につなげるためのもの。
後半は会社のMission、Vision、Valuesを表す「カタチ」 *1と同じように組織デザイングループの「カタチ」を考えるもの。
会社で実施する「合宿」というとイメージが湧かない方もいらっしゃるかもしれませんが、Sansanでは役職陣や各部署・チームで「合宿」という名で社外の会議室などに集合して何かの議論や研修をすることも少なくありません。
ただ、このコロナのご時世なので、今回は社内の会議室で密にならない程度に距離をとりつつ半日かけて議論を交わし合うというスタイルでの実施でした。また、グループ内には関西オフィスのメンバーもいることもあり、家からオンライン参加のメンバーも半数以上でした。
これまで個人の振り返りは3ヶ月おきに集まって実施していたのですが、今回は初めてグループ活動を振り返るという場でしたので、どんな感じになるのか少し緊張もあり楽しみもあり当日を迎えました。
前半：上期それぞれがやったことを振り返る～仕事を楽しんだか？学びはあったのか？
- Fun/Done/Learn
前半では上期（2020年6月～11月）のグループ内での活動を「Fun/Done/Learn」*2を使って振り返りました。やり方は以下です。
- 各自がこの半年のグループ活動の中で自分自身が「これをやった！がんばった！」と思うことを付箋に書き出す
- 他のメンバーがそれを「Fun」「Done」「Learn」という3つの領域を示す円がそれぞれ交わっているところに分類する
- 書いた本人が3つ領域に分類されたタスクを確認し、自分自身でここではないと思うものがあれば移動する
- 全員で分類された内容について会話する
それぞれの意味は最初に明確な定義をせずに分類をしたため、もしかしたら人によっては下記で記載しているものとは少し違うニュアンスで捉えていたかもしれません。
移動前（他のメンバーが分類）と移動後（書いた本人が移動）の結果はこんな感じになりました。
※移動中に重複していたり不足しているものを調整したため、合計数は合っていません
移動前から「Done」と「Learn」あたりに交わる部分に分類されるものが特に多かったのですが、移動後はさらに密度があがりました。
数を数えたらバランスはなかなか良いものになっていましたが、どれが良いとか悪いというものでもなく、必ずしも全てバランス良くすべきものでもありません。
また、自分自身ではなく他のメンバーに移動をしてもらう方式にした意図は、自身で捉えている領域と他者から客観的見た領域が違うことがあり、そこに気付きを生み出すためだったのですが、予想以上に自分で思っているところとは別の領域に分類されているものがあり面白いなと感じました。
分類し終えたあとにそれぞれどんな意味を持つタスクなのだろうと話し合ったところ、下記のような意見にまとまりました。
Fun: グループで企画・主導していることを楽しみを感じながらやっているもの
Done: 必ずやらなければならないころ、そこから楽しさや学びが得づらいもの
Learn: 自分たちだけでは解決できない、他者との関わりの中で学びがあるもの
個人的には自身が書き出したタスクについて他の人から「Done」に分類されていたものが多く、確かにアシスタント業務は必ずやらなければいけない定型的なものが多いため単純に分類すると「Done」になるのかもしれません。
ただ、例えば取り纏め系作業ではGASを使ってSlackの特定の投稿をスプレッドシートに自動転記するツール作りにトライしてみたり、入社受入れではコロナ禍でこれまでの対応通りでは上手くいかず各所と連携をとり状況に合わせた対応を模索してみたり、部門長のスケジュール調整では本人や関係者により負担がかからないようするためのノウハウを他部署の秘書メンバーから聞いて取り入れてみたり・・・
上期はいろいろ改善に向き合う中で何かしら気付きや学びがあったと思い「Learn」に移動させたものが幾つかありました。
今回は時間がなく何故そこに分類したのか個々の想いが聞けなかったのが残念だったので、次回は特に「Learn」を掘り下げて、今後の活動につなげていきたいです。
そして今後さらに良くしていくためには「Done」と「Learn」の中で何か新しいことにチャレンジしていく機会を増やす、そうすれば自然と「Fun」にもつながっていくのではと思っています。
また、半期に一度の評価面談の際に記入する自己評価や同僚評価の前に実施するとより自身や同僚の活動に向き合うことができるので、評価時期とタイミングを合わせて実施しても良さそうと感じました。
後半：組織デザイングループの「カタチ」を考える～部門のパフォーマンスをあげるために
-プロダクト開発部メンバーを支える兵站？
この日決まった組織デザイングループのMissionは
『人・組織・環境の観点から部門の成果を最大化する』
です。
部内にいる多様なメンバーに向き合い、組織としての在り方を考え、環境を整え、1人1人が最大限の成果を出せるように支えていきたいという皆の想いから決定しました。
私たちはいったいどんな役割を果たしているのか、果たすべきなのか・・・と皆で議論をしている中で出てきた一例が「兵站」（へいたん）でした。
兵站をググると「戦場で後方に位置して、前線の部隊のために軍需品・食糧・馬などの供給・補充や、後方連絡線の確保などを任務とする」と出てくるのですが、まさにその様な立ち位置だなと。
しかし、ただ戦士の食料を調達したり武器や環境を整えるだけで良いのか？と。もし戦士が「米を持って来い」と言ったら米をそのまま持っていくのではなく、暖かい米を準備するのか、食べやすい茶碗に盛るのか、一緒にお茶も添えるのか・・・
人や場面、その時の環境に合わせてちょっとした気遣いや付加価値をプラスし、時と場合によって変えてみたり未来を見据えてバージョンアップしてみる。
一見当たり前のようなこともあるかもしれませんが、メンバーが増え日々組織に変化がある中できちんとそこに向き合うことが大事なのではないかと思います。
-組織デザイングループのValues
合宿ではMissionまでしか決められなかったため、約1週間後に再度集まって今度はValuesの案を出し合いました。
宿題として各自3つまで考えてきたワードをもとにZoomで2つのブレイクアウトルームに分かれて議論を実施。
私たちのグループでは「未来」「変化」「個性」が共通のワードとしてあがり、皆の目指したい方向性や思いはある程度同じということが分かったのですが、それを共通のものとしてワーディングするのはなかなか難しく語彙力不足を痛感しました。ワードを考えていく中でSansanのカタチに似た言葉に近づいていき、Sansanのカタチはやはりよく考えられたものなのだなと。
MissonとValuesを集約し、最終的に組織デザイングループのカタチは下記となりました。
働き方や周囲の状況も変わっていく今、未来を考えることは大事だけれど考えるだけではなく、部内でその道を示す存在でありたい。
そして多様化する部内メンバーそれぞれの強みが活きる場を作る立場でありたい。
それには互いが信頼できる環境を作ること、皆が生き生きとした良い表情で働くことが大切。
そんな思いをこめて決まったカタチです。
Sansanのカタチを入社時に見た時は覚えるの大変・・・と思っていたのですが、今は覚えなくても自然と日々行動につなげているものになっています。
組織デザイングループのカタチもそんなふうに1人1人が意識しなくてもいつの間にか身についているものになれば良いなと思います。
また、今回議論を重ねていく中で、皆の共通意識を持ちあって決めていく過程にも新たな学びと発見があり、定期的に活動の振り返りと合わせて見直しをしていくことが大事だなと感じました。
皆が生き生きとした表情でピース！！
（「Sansan」ということで「スリーピース」のメンバーも）
さいごに
緊急事態宣言が出され、この記事を書いている1月現在また原則在宅の状況となっており、私たちアシスタントも基本的に在宅勤務をせざるを得ない状況になっています。
オフィス管理や庶務業務など出社した方が効率が良い業務もありますが、他部署と連携をとりながら不在でも何とかまわしていけるように対策をとっています。
コロナが1日でも早く終息して元の生活・仕事環境に戻れるのが一番の理想ではありますが、今後もどうなるか分からない状況に臨機応変に対応していけるよう組織デザイングループで活動を続けていきます。
そして、少しでも皆に親近感や安心感を持ってもらえるアシスタントでいられるように今後も「良い顔」で働くことを忘れずにいたいと思います！
組織デザイングループが発足したきっかけや取り組みは過去にメンバーがご紹介していますので、気になる方はこちらをぜひ。*3
この連載は今後も他のメンバーが続けていく予定ですので、どうぞご期待ください！
*1:Sansanのカタチ | 会社情報 | Sansan株式会社
*2:Fun/Done/LearnはKPTなどと同じように振り返りで使われる手法の１つ
