こんにちは。Sansan事業部プロダクト開発部の楠原です。
現在、プロダクト開発部では福岡開発拠点設立を目指して準備を進めています。 私は今は本社で開発者として勤務していますが、福岡開発拠点のメンバーになる予定です。そのため、拠点設立後に本社と福岡の混合のチームになることを見越して、リモートに変わっても生産性を落とさずにチームとして機能していけるように準備を進めています。
おりしも感染症対策のために在宅勤務が加速したことで、リモート拠点に移った場合に発生する問題を先んじて体験することになりました。 通常時は「イエーイ」という制度を使って、生産性向上を目的とし、ルールに基づいて在宅勤務することが可能です。しかし、チーム全員が同時にその制度を利用することはありません。 今回は、全員が同時に在宅勤務を行ったことで実際に直面した問題とその対策といくつか紹介します。
「聞いていない」が多発する
メンバーが同じオフィスで物理的に近くの席に座っている場合は周囲の会話が自然と耳に入ってくるので、内容が気になれば会話に参加できますし、必要な人を簡単に会話に巻き込むこともできます。そのため、会話によって方向性を確認・調整したい場合にも自然と関係者に共有できている状態になります。しかし、リモートメンバーがいる場合、意識的に共有をしないと「え、それ聞いていないけど？」が多発します。
そのため、うちのチームでは会話した場合は、その概要や結論をSlackに残すようにしています。副次的な効果として齟齬がないか確認したり後から検索できるメリットもありますし、リモート関係なく意識的に行うべきことだったと感じています。
文字ベースのやりとりで時間がかかる
物理的に離れていると様子を伺うことができないため、声をかけること自体をためらってしまいます。全員が在宅になった初日は、会話すれば数分で片付く議題をSlack上で何往復もやりとりして時間を浪費してしまいました。
そこで、この問題意識をチームに共有し、チームで使うZoomの部屋を準備して「ちょっと会話しましょう」と言いやすい状況を作りました。正直、今でもビデオ通話は敷居が高く感じられますが「文字ベースのやりとりだと時間がかかる」という問題意識を共有したことで、会話しましょうと声をかけやすくなったと感じています。
コミュニケーションが激減する
明確な用事があるときしか話しかけないので雑談する機会がほぼなくなりました。
そこで、チームで集まる機会にアイスブレイクの時間を設けるようにしました。具体的には、リモートになる前から行っている朝会と夕会でチームで集まって1日のタスクの共有や困っていることを相談するのですが、この時に冒頭に少し雑談する機会を設けたり、話を広げてただの報告・連絡のみに終始しないように心掛けています。
この「コミュニケーションが激減する問題」は現在も解決したとは言い難い状況で、今後、在席中に常時ビデオ通話を繋げておく手法を試してみたいと考えています。
音信不通になる
在宅だと1人ですし、福岡拠点に移った場合も少人数からスタートするので本社で勤務するよりも圧倒的に雑音の少ない状況で仕事に向き合うことができます。これ自体は成果を出すためにはプラスの要素ですが、一方で、主な連絡手段がSlackになるのにメンションを見逃すと音信不通状態になってしまう問題があります。
そこで個人的な対策としてスマートフォンでも通知を受け取るようにしました。また、Slackで話しかけられた際は気づいているという事実だけでも伝えることが大切だと改めて感じたので、すぐにリアクションを残すように心がけています。
さいごに
冒頭でご紹介したとおり、弊社には生産性向上を目的として自宅作業を許可する「イエーイ」という在宅制度があり、私もたまに在宅勤務をしていたのでリモートで働くことにそこまで課題を感じていませんでした。しかし、実際に連日在宅勤務を続けてみたことで、たまにリモートで働くことと毎日リモートで働くことの違いを実感し、課題と不安が浮彫になってきました。福岡拠点を設立するにあたって大阪拠点や京都拠点という先例から学びつつ、自分自身でも工夫を重ねていきたいと感じています。
